关于建设工程竣工档案电子化报送的通知
发布日期 ： 2011-04-01 00:00:00 作者 ： 来源 ：
吴江市住房和城乡建设局文件
吴住建档案〔2011〕21号
关于建设工程竣工档案电子化报送的通知
各建设、施工、监理单位：
为加快城建档案信息化建设，全面提高我市城建档案管理科学化、规范化和现代化水平，实现城建档案事业与经济社会和建设事业同步发展，根据苏州市建设局苏建办〔2009〕6号《关于苏州市建设工程竣工档案文件电子化报送的通知》、吴政电办（2011）48号《关于建设工程档案电子化报送的通知》等文件要求，结合我市城建档案工作实际，经研究决定，凡2011年4月15日起向吴江市城建档案馆移交工程档案，除具备符合规定的纸质、声像档案外，还应报送电子档案，具体要求如下：
一、电子档案的报送范围及内容
1.凡列入吴江市城建档案馆接收范围的所有工程档案
2.报送电子档案内容与纸质档案相同，纸质档案电子化前须报市城建档案馆预审。
二、电子档案的类型及格式
1.电子档案的类型：可输出打印型电子文件，纸质文件扫描型电子文件。
2.电子档案的格式：可输出打印型电子文件，直接用吴江市城乡建设档案馆委托研发的电子档案收集器的专用格式（SDF）保存。纸质扫描型电子文件按JPEG格式保存，然后用专用格式（SDF）保存。
三、电子档案的质量要求
1.可打印型电子文件的质量，按专用的电子档案收集器的使用说明书的要求操作，通过专用浏览器观察图像与打印件一致即可。
2.纸质扫描型电子文件的质量
（1）文件选用JPEG格式。
（2）分辨率一般大于等于200DPI，彩色深度24位。
（3）图像清晰、完整，无偏斜、失真。
（4）扫描图像的排列顺序与档案原件一致。
（5）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。
四、电子档案的整理
1.电子档案的整理：整理纸质档案和整理电子档案同步进行。电子档案与纸质档案的内容要一致并建立相应的对应关系。
2.电子档案的存贮：按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序，分别建立相应的目录结构。可通过使用电子档案收集器，自动建立电子文件的目录结构。
五、电子档案的检查
1. 电子档案的检查：移交前，档案管理员要逐一检查电子文
件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系，并加盖电子印章。
2. 应填写纸质档案、电子档案移交清单，供吴江市城建档案
馆验收，并有利于编制进入城建档案管理系统。
六、电子档案的移交
1. 电子档案的移交：由建设单位具有“城建档案管理员”资
质的专职人员办理移交手续。电子档案采用光盘为归档载体，一式两份，城建档案馆与建设单位各保存一份。归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
2. 经吴江市城建档案馆验收，纸质档案和电子档案合格后，
开出档案接收证明书。
七、电子档案的保管
1. 电子档案与纸质档案同时入库。
2. 采用城建档案管理系统的专用软件管理电子档案。
3. 电子档案纳入城建档案馆和备份计划，保证电子档案永久
保存。
八、 电子档案的利用
1. 吴江市城建档案馆负责电子档案专用管理软件，用以接收、
检验、管理、利用、统计电子档案。
2. 吴江市城建档案馆负责提供复制光盘、U盘拷贝以及能输
出相应规格的纸质拷贝等方式以提供利用。
3. 吴江市城建档案馆负责配置相应的设备，满足电子档案的
保管、利用和备份要求。
二○一一年三 月三十一日
主题词：城建档案 电子化报送△ 通知
吴江市住房和城乡建设局党政办公室 2011年3月31日印发
